Anasayfa > Proje Yönetimi > İş Takibi Yapmak Öyle Zor ki!

İş Takibi Yapmak Öyle Zor ki!

İş Takibi Yönetimi

Öncelikle yazı biraz sektör bazlı olabilir, herkes kendi sektörünü göz önünde bulundurarak bağlantı kurabilir.

“Terzi” ve “kendi söküğü” mevzusuna değinmekle başlayabiliriz. Yani her yere sistemler kuran yazılım firmalarının kendilerine bir iş takip ve yönetimi sistemi kuramamalarını anlatalım bu yazıda.

İş takibi ve yönetimi nedir?

Yapılacak olan işlerin çıkarılması, belirlenmesi, zaman ataması yapılması ve eldeki kaynaklarla ne kadar zamana yayılacağının / ne kadar sürede yapılacağının kararlaştırılmasıdır.

Zor mudur?

Oldukça.

Tanım gayet basit, yapılacaklar da basit görünüyor. Ama yapılmasını ne zorlaştırıyor? Asıl mesele de burada yatıyor zaten. Olaya 2 açıdan bakmak gerekiyor.

1. Yöneticilerin açısından

İş takibini ve zamanlamasını yapabilmek için yöneticiler işlerin neler olduğunu bilmelidirler. Bilinmeyen üzerine plan yapmak intiharla aynı anlama gelir. Belki bir müddet işler yolunda gidiyor gibi görünse de mutlaka bir yerlerde “yönetememek” ile karşı karşıya geleceklerdir. Bunu önlemek için zeki yöneticiler çeşitli sistemler kurmaya çalışacaklar, bir kısmı başaracak bir kısmı pes edip eski sistemsizliğe dönecektir. Sistem dediysem gözünüzde çetrefilli bir oluşum canlanmasın, genelde yapılanı söylecek olursak: Excel. Microsoft’un bir mucizesi olan, ve eğer yapılmamış olsaydı hala karanlık çağlarda yaşıyor olacağımızdan şüphem olmayan kutsal program [Bir çok şirket finans hareketlerini bile bunda tutuyor]. Ha bir de Outlook, Excel dosyaları ile atıp tutmaca oynayabilmek ve e-posta çöplüğünde boğulmak için. Ama en azından bir çözüm. Başka çözümler de var elbette. Outlook’un “Task List” kısmı mesela, oldukça iş gören bir çözüm, en azından merkezi bir yerde tutulabiliyor olması artı özellik.

İşin içine üst yöneticinin girdiği ve işlerinin durumlarının ne olduğunu öğrenmek istediğinde işler biraz daha alevlenir. İşte bu noktada merkezi + her yerden ulaşılabilir + geri beslemeli bir sistem gereksinimi çıkar ortaya. İşler buraya yazılır, gelişmeler güncellenir ve yöneticiler gelişmelerden haberdar edilirler. Gelinmesi gereken nokta budur. Ama sadece yapılan işler değil yapılacak işler de burada durmalıdırki yönetici plan yapma yetisine kavuşsun. Her şey burada yazıldığı gibi yapılsa aslında herkes mutlu olur, değil mi? Daha doğrusu işler daha hızlı ve bilinçli yürür, sürprizler en aza indirilir, çalışan memnuniyeti sağlanır, kimse yarın ne yapacağımı düşünmez. Ama yine de bunu sağlamak insan faktöründen ötürü çok zordur. Nedenini 2. maddede anlatacağım.

2. Çalışanların açısından

Hizmet alan ve veren kişiler bir iş bekliyor ya da ortaya koyuyorsa hangi noktada olduğunu bilmek ister. Bir text dosyası, bir kutsal program (Excel) dosyası açılır, pek bir standarda uymadan bodoslama işler yazılır. İşlerle alakalı gelen mailler Outlook’da durur, dosyalar bir klasöre atılır ya da Outlook’da durmaya devam eder, yapılan işler detaylandırılmaz, başka zaman okunduğunda ne anlatılmak istenen anlaşılmaz [kendi yazdığı halde], telefon görüşmeleri yapılır arada ek işler çıkar ya da işler kapanır not düşülmez, aynı zaman diliminde birden fazla iş yapılmaya çalışılır ama sürekli bölündüğünden yapılan anlaşılmaz akla gelen detaylar unutulur… İyi kötü herkes kendine bir sistem kurmuştur ama ihtiyaç durumunda bir iş ile alakalı metaryalleri toplamak cehennem azabına dönüşür, “X dosyasını nereye koymuştum” “Mailde bana bir şey demişti ama bulamıyorum”, vs… Ama herkes kendi tarafını bilir. Yani aslında iş takibinden çok “ben ne yaptım”dır yapılan. Sonrasında sürekli şöyle şeylere rastlarız: “Ama böyle dememiştiniz! Biz şöyle şöyle yaptık”, “Biz öyle bir şey istemedik, şöyle şöyle olmalıydı”.

Yine merkezileşmeye gelip çatarız burada da. Merkezi bir yerde tanımlanan iş hakkında ne gerekiyorsa bu merkezde toparlanmalı, üst yönetici ve işi yapmakta olan her adımda mutabık olmalı ve yanlış anlaşılmalara mahal vermemelidirler. Hem de yöneticiler olan bitenden haberdar olmalı, yapılmış işi tekrardan yaptırmaya uğraşmamalı, yapılmayacak olanı kapatmalıdır. Ama bu sistemin zor olduğunu insan faktörü ile açıklamıştık. Nedeni ise şu:

Üst yönetici her zaman telefonla, konuşarak işini yaptırmak ister. Sizin elinizde milyon dolarlık bir iş olsa bile üst yöneticinin 1 dolarlık işi kendisi sıralamada en önemli olandır. Çünkü burada önemli olan mebla değil, “para” terimidir. İşini yaptırmak için de baskı kurmak ister. Açar telefonu “Şöyle şöyle bir işimiz vardı, ne oldu?… Ama çok acil” Bir kere her iş üst yönetici tarafından acil olarak gönderilir ve hemen yapılması istenir. Sıkıntı üst yöneticiye merkezi sistemi kullandırtmaktır. Hadi kullan dersiniz, bir kullanır iki kullanır eğer hemen tepki almazsa bir daha kullanmaz, yine açar telefonu. Bu noktada kurum yönetimi devreye girmeli, üst yöneticiyi ve üst yöneticinin aradığı kişileri zorlamalıdır. Bunun malesef başka bir yolu yok.

Çalışan için sıkıntı ise bir kaç çeşittir. Yönetimden üst yöneticinin telefonlarına çıkmaması ya da merkezi sisteme yönlendirmesi doğrultusunda baskı gördüğünde genelde yapmaz / yapamaz. Utanır, sıkılır, nasıl söylerim der. Ama o da yapmak zorundadır, üst yöneticiyi başka türlü sisteme alıştıramayız.

Çalışan işine karışılmasından pek hazzetmez. Yaptığı işin takibinden hazzetmez daha doğrusu, birisinin film izlerken başınızın üzerinde dikilmesi ve çekirdek çitlemesi gibi bir şeydir aslında. İlk başlar hep zordur. İşlerin sisteme girilmesinden, yöneticinin iş hakkındaki bilinçli yorumlarından, heleki iş kötüye gittiğinde saklanacak bir yeri kalmadığından uzak kalmayı tercih eder, çünkü o küçük Excel dosyası ile mutludur, her işini görmektedir. Ta ki bir kaç kişi ile beraber iş yapmaya başlayana kadar. Bir yerde sorunla karşılaştığında diğerlerinin buna dair ne yaptığını bilmez, bilmediğinden her şeyi baştan kontrol etmek ya da şansına güvenip bir şeyler yapmak zorunda kalır. “Keşke ne yaptılar bilseydim” der. Bu da bizi yine merkezi sisteme yönlendirir.

Merkezi sistemin kurulmasından ilk başlarda kimse memnun olmaz. Yönetici, üst yönetici ve çalışandan, üst yönetici yöneticiden ve çalışandan, çalışan her şeyden yakınır. İşin kilit noktası sabırdır. Biraz sabredilirse neticeden herkes mutlu olur ve böyle bir sistemin yokluğunu düşünmek bile istemezler

Yönetilebilir bir sistem eninde sonunda herkesin işine gelir.

Her zaman yenilikler sancılı olur. Sancı var diye çocuk doğurmaktan vazgeçilemez, o çocuk doğacaksa mutlaka acı verecektir. Önemli olan bu dönemde herkesin daha anlayışlı olmasının gerektiğidir.

Malesef yazılım sektörü bu anlatılanlara ve bu merkezi sistemin yokluğuna sahip bir sektördür. Bir çok kurum, kendi sektörüne layık olmayan şekilde işleri yürütmeye çalışmakta, planlama yapamamakta, herkese acı çektirmektedir.

Sözün özü: İş yapmak, işi başarıyla bitirmek demek değildir. Sonu kötü bitse bile işi yönetebilmektir. 

İş takip ve verimli toplantılar ile başarıya ulaşın.

Bir kurumda işlerin akışının kontrol altında tutulabilmesi için en önemli şey “takip” olsa gerek. Atanmış bir iş ne durumda, hangi aşamada takip edilemiyorsa işin başarısızlıkla sonuçlanması (mutlak başarısızlık olmasa da, süre aşımları, tutarsız sonuçlar) kaçınılmaz olacaktır. İş takibi için herkese uygun kesin bir kurallar silsilesi tanımlamak oldukça zor. Her yiğidin yoğurt yemesi farklı olduğu gibi her kurumun, hatta alta doğru indikçe her birim yöneticisinin kendine has yeme tarzları ortaya çıkabilir, gayet normaldir. Yeter ki yoğurt yenirken etraf batırılmasın (insanlar/kurum zarar görmesin.)

İş takibi deyince 3 ana madde akla geliyor:

  1. Kişinin iş sürecini raporlaması (gün sonunda, haftalık, iş ara kademelerinde raporlama). Böylelikle işiniz ile ilgili ana hatları      amirleriniz rahatlıkla görebileceklerdir.
  2. İşin akışında (karar mercisi kendiniz de olsa) ilgili kişilerin haberdar edilmesi. (Söz uçar yazı kalır misali, kurum içi dahil olmak      üzere ilerleyişin email ortamında kayıt altına alınması ve ilgililerin cc yapılması. İlla sorun olacak diye birşey yok, üzerinden vakit geçmiş projelerde email geriye dönük olarak çok güzel bir arşiv aracı olarak kullanılabilir) İyi oturmuş bir kurum içi mesajlaşma (en pratik yolu ile email) sistemi ile ilgili herkes işler ile ilgili kendilerine bakan durumlara hızla vakıf olup müdahil olabilecektir.
  3. Rapor ve bilgilendirmeler ekibi ve yöneticileri canlı tutsa da mutat (düzenli) toplantılar ile ilgili birimlerin koordine edilmesi      ve sorun olmadan önce frekans farklılıklarının normalleştirilmesi.

Bu 3 süreç içerisinde yukarıda bahsettiğim gibi farklı yorumlamalar, yeni alt modeller rahatlıkla geliştirilebilir. Mesela nadir de olsa bazı çok uyumlu frekansla çalışan ekipler arasında 3 değil 2 madde ile de süreçler işletilebilir. (sonra onlar da 3’lü bu yapıya dönerler🙂 Rapor mantığı her ekipte farklı işleyebilir, kimi ekip email ile raporları alırken, yazılım tabanlı işler için raporlar bir istek takip sisteminde (issue / bug track) tutulabilir, sözün özü bunlar tamamen sizin kendi yoğurt yeme tercihinizle ilgili.

İlk 2si konusunda olmasa da toplantılar konusunda belirli standartlar zaman içinde oturmuş durumda. Bunu teknoloji seviyenize göre internet üzerinden de (Skype vb.) yapabilirsiniz. İster sanal ister canlı kanlı bir araya gelin, o da çok farketmez, yeterki yanlış anlaşılmalara fırsat vermeden birbirinizin sesini duyarak, mümkünse görerek, işlerin önünü açın. Toplantılar için de birkaç şey net söylenebilir:

  1. Toplantı işin bir parçası, bunu hem siz hem ekibiniz kabul etmeli ve angarya olarak görmemeli. Verimli bir toplantı işlerin daha kaliteli ve değerli sonuçlar üretmesine      yardımcı olacaktır.
  2. Toplantınızın gündemi olsun.Eğer özel bir toplantı ise (bir iş ile ilgili düzenli toplantılarınız dışında, kurum projesi vb.) 2-3 gün önceden gündemi katılımcılar ile paylaşın. Ne konuda görüşüleceğini bilmeli ve hazırlanmalılar. Eğer mutat bir toplantı ise (haftalık değerlendirme toplantısı gibi) katılımcılar bir önceki haftadan gündeme sahip olacaklardır. Katılımcıların da varsa genel gündemlerini alın. (Sizin de hazırlanmanız gerek, alamadı iseniz toplantı başlangıcında da alabilirsiniz.)
  3. Önceki toplantıdan kalan maddelerin üzerinden geçin. İşler konuşuluyor, kalıyor durumuna düşmesin.
  4. Gündemde sabit kalın. (Ara maddeler almayın)
  5. Soru cevaplar ile sırası gelen gündem üzerinde çözüm odaklı olarak görüşmeleri yapın. Karşıdaki düşmanınız değil, iş arkadaşınız
  6. Tartışma zeminine girmeyin, çözüm bulamıyorsanız, ilgili maddeyi üzerinde düşünmek üzere erteleyin.
  7. Sohbet (geyik) zemininden kaçının. Çay, kahve servisi sırasında bile (özel bir madde değilse, bütçe vb.) görüşmeleri kesmeyin. Geyik başlarsa toplamak zor olacaktır. Fren yapan araba gibi hızınızı kaybedersiniz.
  8. Nokta atışı ilerleyin. Yan meselelerde boğulmayın, ana konuyu çözün. Ana konu hedeflenirse yanlar için çözüm bulunacaktır.
  9. ve en önemlisi, toplantı için süre sınırı belirleyin ve o süreyi aşmayın. 2 saatlik bir görüşme çoğu insanının limitlerini zorlayacaktır. Bu yüzden mümkünse gün başlarken mesai başlangıcında, zihinler berrak, işler henüz hücum etmemişken toplantılarınızı yapın. Az zamanda çok iş yaparak sonuca ulaşın.
  1. Henüz yorum yapılmamış.
  1. No trackbacks yet.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s

%d blogcu bunu beğendi: